1) ایجاد یک زبان مشترک بین کارفرما و شرکت ارائه دهنده ERP
یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از مشاور ERP، ایجاد یک زبان مشترک بین کارفرما و شرکت ارائه دهنده سیستم ERP است. متاسفانه برخی از مشکلاتی که در اجرای سیستم ERP وجود دارد به دلیل عدم تفاهم است. اما منظور از عدم تفاهم چیست؟ عدم تفاهم به این معنی است که کارفرما و شرکت ارائه دهنده شناخت کاملی از یکدیگر ندارند. مشاور ERP با ایجاد یک زبان مشترک کمک می‌کند تا هر دو طرف شناخت کاملی از یکدیگر داشته باشند.
به این نکته توجه داشته باشید که اگر کارفرما اطلاعاتی کافی در مورد نحوه اجرا پروژه نداشته باشد ممکن است با خواسته‌های غیرمنطقی موجب افزایش زمان پروژه و حتی کاهش کیفیت شود. بنابراین ایجاد یک زبان مشترک مابین کارفرما و شرکت ارائه دهنده بسیار ضروری و پر اهمیت است.
مشاور ERP برای حل این مشکل به یک زبان مشترک بین کارفرما و شرکت ارائه دهنده تبدیل می‌شود. این بدین معنی است که مشاور مانند یک پل ارتباطی مابین طرفین عمل می‌کند. یک مشاور باتجربه در این مسیر مشکل عدم تفاهم را از بین می‌برد و به هر دو مجموعه برای ادامه مسیر کمک می‌کند.
یک مشاور باتجربه نیازهای کسب و کار را به خوبی درک می‌کند و این نیازها را در اختیار شرکت ارائه دهنده قرار می‌دهد. این موضوع موجب می‌شود که خطاها و ابهامات موجود در پروژه به کمترین حالت ممکن برسند. بنابراین وجود یک مشاور ERP برای شروع و موفقیت پروژه بسیار ضروری و مهم است.
2) تشخیص درست نیازهای مجموعه با در نظر گرفتن عملیات، انتظارات مشتری، وضعیت رقبا و شرایط بازار
اولین و مهم‌ترین فعالیتی که یک مشاور ERP در کسب و کار انجام می‌دهد، بررسی نیازهای کسب و کار است. مشاور ERP در این مرحله با توجه به نیازهای کسب و کار بهترین راهکار را پیشنهاد می‌کند.
سیستم ERP برای تمامی کسب و کارها یکسان نیست. این بدین معنی است که هر کسب و کاری با توجه به شرایط خود به یک سیستم ERP خاصی نیاز دارد. به عبارت دیگر می‌توان گفت هر کسب و کاری بر اساس سطح و نوع فعالیت خود به دنبال یک سیستم ERP است. مشاوران ERP به کسب و کارها کمک می‌کنند تا شرایط مشتریان، وضعیت رقبا و شرایط بازار را تحلیل کنند و با توجه به این شرایط یک سیستم ERP مناسب داشته باشند.
مشاور ERP نیازها و انتظارات سازمان را شناسایی کرده و با توجه به وضعیت رقبا یک سیستم ERP مناسب به کسب و کار پیشنهاد می‌کند. درک نیازها و خواسته‌های مشتریان برای کسب و کارها بسیار اهمیت دارد. مشاور ERP با انجام مطالعات بازار، تجزیه و تحلیل رفتار مشتریان، بهترین سیستم را به کسب و کار پیشنهاد می‌کند.
شرایط بازار شامل عوامل مختلفی مانند عوامل اقتصادی، سیاسی، اجتماعی و فناوری است. مشاور ERP با بررسی شرایط بازار به کسب و کار کمک می‌کند تا کسب و کار نیازهای مشتریان و تغییرات رفتار آن‌ها را بهتر متوجه شود. مشاور برنامه‌ریزی منابع سازمانی با بررسی دقیق فرآیندها، فناوری‌ها، نیروی انسانی و ساختار سازمان نقاط قوت و ضعف کسب و کار را بررسی می‌کند و بهترین مشاوره را به کسب و کار ارائه می‌دهد.
3) در نظر گرفتن اهداف و استراتژی‌های مجموعه در فرآیند انتخاب
سیستم ERP به بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری کسب و کارها کمک می‌کند. بنابراین هدف اصلی یک کسب و کار برای انتخاب این سیستم، بهبود عملکرد و توسعه است. مشاور ERP باید با در نظر گرفتن این شرایط، مشاوره مناسبی را در اختیار کسب و کار قرار دهد. در نظر گرفتن اهداف و استراتژی‌های یک کسب و کار، هنگام انتخاب سیستم ERP بسیار ضروری و حیاتی است. مشاور ERP زمانی‌که از این اهداف و استراتژی‌ها آگاه باشد، مشاوره بهتری ارائه می‌دهد.
در بخش بالا به این نکته اشاره کردیم که مشاور ERP با در نظر گرفتن اهداف کسب و کار، بهترین سیستم را ارائه می‌دهد. البته به این نکته توجه داشته باشید که در این شرایط استراتژی‌های کسب و کار و سیستم ERP باید با یکدیگر همخوانی داشته باشند. این بدین معنی است که سیستم ERP باید نیازهای حال و آینده سازمان را به طور کامل پوشش دهد. بنابراین مشاور برنامه‌ریزی منابع سازمانی به کسب و کارها با توجه به اهداف و استراتژی‌های آن‌ها یک سیستم مناسب پیشنهاد می‌کند.
4) کسب اطمینان از سازگاری راهکار با سیستم‌ها و فرآیندها
مشاور ERP پس از آنالیز و بررسی نیازهای کسب و کار، یک سیستم مناسب را پیشنهاد می‌کند. اما کار مشاور برنامه‌ریزی منابع سازمانی در این مرحله تمام نمی‌شود و در مراحل مختلفی همراه با کسب و کار است.
یکی از اهداف اصلی استقرار سیستم ERP، ادغام و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی است. بنابراین سیستم ERP باید به نحوی باشد تا فرآیندهای مختلف کسب و کار را هماهنگ و سازماندهی کند. سیستم ERP توانایی این را دارد تا با بخش‌های مختلف کسب و کار ارتباط برقرار کند و اطلاعات را در سراسر کسب و کار به اشتراک بگذارد. به عنوان مثال، سیستم مالی، سیستم منابع انسانی، سیستم تولید و سایر سیستم‌های عملیاتی و مدیریتی در این سیستم تعبیه و سازماندهی می‌شوند. بنابراین مشاور باید از سازگاری سیستم با این سیستم‌ها و فرآیندها مطمئن شود.
سیستم ERP به عنوان یک سیستم یکپارچه با سیستم‌ها و فرآیندهای معمول سازمان به خوبی سازگاری دارد. اما گاهی اوقات این سیستم برای ایجاد یک تطابق کامل و بهینه نیاز به تنظیمات و سفارشی‌سازی دارد.
5) مستندسازی و بهینه‌سازی فرآیندها
مشاور برنامه‌ریزی منابع سازمانی به کسب و کارها کمک می‌کند تا آن‌ها فرآیندها و سیستم‌های تجاری خود را به سیستم ERP انتقال دهند. یک مشاور ERP ممکن است به عنوان مذاکره‌کنند ارشد و به صورت مستقیم با شرکت ارائه دهنده سیستم ارتباط برقرار کند یا هنگام پیاده‌سازی سیستم به کسب و کار کمک کند. مشاور در هر دو حالت وظایف خاص خود را دارد. مشاور در این مرحله می‌تواند مدیریت امور را بر عهده بگیرد یا در انجام آن به کسب و کار کمک کند.
مشاور ERP به کسب و کار کمک می‌کند تا آن‌ها فرآیندهای خود را مستندسازی و بهینه‌سازی کنند. اما منظور از مستندسازی و بهینه‌سازی چیست؟ مشاور برنامه‌ریزی منابع سازمانی تمامی فعالیت‌های کسب و کار را با جزئیات دقیق ثبت و ذخیره‌سازی می‌کند. این بدین معنی است که مشاور فرآیندها و اطلاعات کاری را به منظور بهبود کیفیت، مدیریت دقیق و ارتقا عملکرد کسب و کار ذخیره می‌کند. مستندسازی فرآیندها شامل ثبت جزئیات و مشخصات یک فرآیند است که به صورت نوشتاری، گرافیکی یا ویدیویی در اختیار کسب و کار قرار می‌گیرد. مشاور ERP با مستندسازی فرآیندها، اطلاعات مرتبط با هر بخشی را به صورت جامع ذخیره می‌کند تا تمامی افراد حاضر در کسب و کار از روند فعالیت‌ها آگاهی داشته باشند.
شرح کامل فعالیت‌ها و گام‌های مختلف در هر فرآیند ذخیره‌سازی می‌شوند. این شرح کامل شامل جزئیاتی مانند ورودی‌ها، خروجی‌ها، مسئولیت‌ها، فعالیت‌ها، منابع مورد نیاز و سایر جزئیات مربوط به فرآیند است. مستندسازی صحیح فرآیندها در ERP به کاهش عدم قطعیت و ابهام درباره عملکرد سیستم و ارتباطات بین کاربران کمک می‌کند. مستندسازی دقیق در صورت نیاز به تغییر فرآیندها می‌تواند به تیم‌های پیاده‌سازی ERP کمک کند تا تغییرات را به طور صحیح و هماهنگ انجام دهند.
بهینه‌سازی فرآیندها در ERP به معنی بهبود و ارتقا عملکرد فرآیندهای سازمانی است که در سیستم ERP پیاده‌سازی شده‌اند. هدف اصلی بهینه‌سازی فرآیندها در ERP، افزایش کارایی و کارآمدی سازمان با استفاده از امکانات و قابلیت‌های سیستم ERP است. مشاور در این شرایط برای بهینه‌سازی فرآیندها به دنبال شناسایی و حذف مراحل و فعالیت‌های غیر ضروری یا تکراری است. مشاور برنامه‌ریزی منابع سازمانی فرآیندها را به نحوی بهینه‌سازی می‌کند که جریان کاری سریع‌تر و بهتر به کل کسب و کار منتقل شود.
6) ارزیابی دقیق توانایی‌های شرکت ارائه دهنده
یکی از مهم‌ترین کارهای یک مشاور ERP، ارزیابی دقیق شرکت ارائه دهنده سیستم است. شرکت‌های مختلفی سیستم‌های ERP را ارائه می‌دهند. اما کدام شرکت مناسب‌ترین سیستم را در اختیار کسب و کار شما قرار می‌دهد؟ مشاور برنامه‌ریزی منابع سازمانی در این شرایط به کمک کسب و کار می‌آید. مشاور برنامه‌ریزی منابع سازمانی تمامی خدمات و محصولات شرکت‌های ارائه دهنده ERP را بررسی می‌کند تا مناسب‌ترین مجموعه را به کسب و کار معرفی کند.
مشاور ERP با در نظر گرفتن پروژه‌های قبلی شرکت ارائه دهنده، توانایی و امکانات آن‌ها را برای ارائه بهترین سیستم بررسی و ارزیابی می‌کند. توانایی‌ها و امکانات شرکت ارائه دهنده توسط مشاور با دقت زیادی بررسی می‌شود تا امکان اجرای سیستم به خوبی مشخص شود. مشاور در صورت نیاز از شرکت ارائه دهنده یک دموی نرم‌افزار درخواست می‌کند تا قابلیت عملیاتی سیستم را بررسی کند.
7) ارزیابی امکانات ماژول‌های مختلف و کسب اطمینان از متناسب بودن با نیازها
همانطور که در ابتدای مطلب نیز به آن اشاره کردیم، سیستم ERP بخش‌های مختلف یک کسب و کار را یکپارچه کرده و تمامی اطلاعات مربوط به بخش‌های مختلف را در یک پایگاه داده جمع‌آوری می‌کند. سیستم ERP با استفاده از ماژول‌های مختلف به کارکنان و کارمندان این امکان را می‌دهد تا آن‌ها به اطلاعات لازم در بخش‌های کاری با سرعت زیادی دسترسی داشته باشند. ماژول‌های مختلفی در سیستم ERP وجود دارند که هر کدام از این ماژول‌ها امکانات مختلفی را در اختیار کسب و کار قرار می‌دهند.
مشاور ERP در این شرایط امکانات ماژول‌های مختلفی مانند ماژول مالی و حسابداری، ماژول مدیریت ارتباط با مشتری، ماژول مدیریت منابع انسانی، ماژول مدیریت انبار، ماژول تولید، ماژول مدیریت زنجیره تامین، ماژول خرید و تدارکات، ماژول فروش و بازاریابی و … را ارزیابی و بررسی می‌کند. مشاور برنامه‌ریزی منابع سازمانی با توجه به نوع و خدمات کسب و کار بهترین ماژول را در اختیار کسب و کار قرار می‌دهد.
مشاور نیازهای کسب و کار را به صورت جامع تحلیل و بررسی می‌کند. سپس به سراغ بررسی امکانات و قابلیت‌های ماژول‌های موجود می‌رود. مشاور در این مرحله باید از این موضوع مطمئن شود که ماژول تا چه حدی نیازهای کسب و کار را پوشش می‌دهد. بنابراین انتخاب یک ماژول مناسب و اطمینان از نحوه عملکرد ماژول به عهده مشاور است و اهمیت بسیار زیادی دارد.
8) ارزیابی قابلیت توسعه (scalability) راهکار و توانایی پاسخگویی به نیازهای مجموعه در حال رشد
مشاور ERP با مدیریت کسب و کار یا با مدیران اجرایی، جلسه‌های متعددی برای درک شرایط کسب و کار برگزار می‌کند. ارزیابی شرایط فعلی و شرایط آینده کسب و کار یک امر بسیار ضروری و مهم است. شرایط یک کسب و کار موفق روز به روز در حال تغییر است و نیازهای کسب و کار نیز به صورت طبیعی تغییر می‌کند. مشاور ERP باید از این موضوع مطمئن باشد که سیستم ERP انتخابی قابلیت توسعه دارد.
اگرچه مشاور ERP با تحلیل نیازهای فعلی کسب و کار یک سیستم مناسب را انتخاب می‌کند. اما نیازهای یک کسب و کار به مرور زمان تغییر می‌کند و این تغییرات نباید موجب تغییر عملکرد سیستم ERP شود. این بدین معنی است که مشاور باید یک سیستم ERP مناسب به کسب و کار پیشنهاد کند که نه تنها نیازهای فعلی مجموعه را پاسخگو باشد بلکه توانایی پاسخگویی به نیازهای آینده کسب و کار را نیز داشته باشد.
9) ارزیابی انطباق راهکار با مقررات موضوعه حوزه قضائی
مشاوران ERP باید با مقررات و شرایط کاری کسب و کارها به خوبی آشنا باشند. هر کسب و کاری شرایط کاری و مقررات خاص خود را دارد. مشاور قبل از انتخاب و اجرای سیستم باید با قوانین و مقررات کسب و کار و قانون کار آشنا باشد و با توجه به این قوانین قدم‌های بعدی را بردارد. البته قوانین و مقررات خاص توسط کسب و کار و نهادهای دولتی مشخص می‌شوند و مشاور باید با توجه به تمامی این شرایط سیستم را راه‌اندازی کند.
مشاور ERP قبل از انتخاب و اجرای سیستم باید با قوانین کار، قوانین مالیات، شرایط بانکی و … مناطق آزاد و کشورهای حوزه فعالیت و مقررات رگولاتوری مختص صنایع مختلف و … آشنا باشد و با توجه به این شرایط یک سیستم مناسب انتخاب کند. به عبارت دیگر مشاور، بایدها و نبایدهای کسب و کار را بررسی می‌کند تا سیستم ERP این بایدها و نبایدها را در اختیار کسب و کار قرار دهد.
10) ارزیابی توجیه اقتصادی و انتخاب راهکار متناسب
مشاور ERP در تمامی مراحل اجرا و پیاده‌سازی سیستم ERP به کسب و کارها کمک می‌کند. مهم‌ترین کار یک مشاور ERP بررسی شرایط کسب و کار قبل از اجرای سیستم است. یکی از مهم‌ترین کارهایی که مشاور قبل از ارائه سیستم باید انجام دهد، ارزیابی توجیه اقتصادی سیستم برای کسب و کار است. این بدین معنی است که مشاور هزینه‌ها و سودهای مربوط به سیستم را به صورت جامع و کامل ارزیابی می‌کند.
خرید یک راهکار مناسب برای کسب و کار به نوعی سرمایه‌گذاری است که باید با توجه به فاکتورهای مختلف میزان بهینه سرمایه‌گذاری تخمین زده شود. هر کسب و کاری باید راهکار مناسب را با توجه به بودجه و نیازهای خود تهیه کند.
مشاور با برآورد این هزینه‌ها به کسب و کارها این امکان را می‌دهد تا آن‌ها تصمیم نهایی را در مورد انتخاب سیستم بگیرند. انتخاب راهکار مناسب و ارزیابی توجیه اقتصادی یک فرآیند پیچیده است و به یک مشاور متخصص نیاز دارد. کسب و کار باید از این موضوع مطمئن شود که سیستم ERP از لحاظ اقتصادی برای کسب و کار به صرفه و مفید است.
11) مذاکره و مدیریت قرارداد و کاهش ریسک بروز هزینه‌های غیر مترقبه
مشاور برنامه‌ریزی منابع سازمانی به عنوان مذاکره‌کننده اصلی مابین کسب و کار و شرکت ارائه دهنده سیستم ERP و مانند یک پل ارتباطی عمل می‌کند. اولین و مهم‌ترین قدم مشاور در این شرایط، مذاکره با شرکت ارائه دهنده سیستم و مدیریت قرارداد است. مشاور باید قرارداد را با جزئیات دقیق و کامل تحلیل کند. طرفین باید به طور کامل شرایط و مفاد قرارداد را درک کنند. مشاور ERP باید مواردی مانند تعهدات طرفین و شرایط پرداخت را هنگام تنظیم قرارداد در نظر داشته باشد.
مشاور هنگام تحلیل قرارداد ریسک‌های مرتبط و هزینه‌های غیر مترقبه را شناسایی و تحلیل کرده و با توجه به ریسک‌ها قرارداد را تنظیم می‌کند. به عنوان مثال یکی از هزینه‌های غیر مترقبه می‌تواند هزینه آموزش یا اضافه کردن فرآیندهای خاص کسب و کار باشد.
مشاوران ERP به عنوان نماینده کسب و کار عمل می‌کنند و تمام تلاش خود را برای بهبود شرایط قرارداد به نفع کارفرما انجام می‌دهند. مشاور باید شرایط وقوع ریسک، مسئولیت‌ها و هزینه‌های اضافی را در نظر بگیرد و با توجه به این شرایط قرارداد تنظیم کند.
تعیین مسئولیت‌های هر دو طرف در تنظیم قرارداد بسیار مهم و ضروری است. مشاور ERP در این مسیر به تحلیل و ارزیابی قرارداد کمک می‌کند. این بدین معنی است که مشاور با تجربه خود نقاط قوت و ضعف قرارداد را شناسایی می‌کند و بهترین شرایط را در اختیار کسب و کار قرار می‌دهد. مشاوران می‌توانند به کسب و کار در شناسایی ریسک‌های مختلف و بیش بینی نشده در قرارداد کمک کنند و اقدامات لازم برای مقابله با آن‌ها را در اختیار کسب و کار قرار دهند.
12) کاهش ریسک بروز اختلال در عملیات طی فرآیند استقرار
استقرار سیستم ERP یک فرآیند پیچیده و حساس است. اگر فرآیند استقرار به درستی انجام نشود ممکن است عملیات با اختلال مواجه شود. مشاور ERP تمامی احتمالات فرآیند استقرار را در نظر می‌گیرد تا ریسک بروز اختلالات مختلف را کاهش دهد. مهم‌ترین کاری که مشاور برای کاهش ریسک هنگام فرآیند استقرار انجام می‌دهد، بررسی نیازها و الزامات کسب و کار قبل از استقرار است. روش‌های مختلفی برای فرآیند استقرار وجود دارند. مشاور پیش نیازها و انتظارات کسب و کار را در مورد استقرار می‌داند و با توجه به این اطلاعات با شرکت ارائه دهنده هماهنگی‌های لازم را انجام می‌دهد.
مشاور برای کاهش بروز اختلالات پیش از استقرار نهایی، سیستم را بررسی کرده و عملکرد آن را ارزیابی می‌کند. انجام آزمون‌های مختلف توسط مشاور ریسک بروز اختلالات را کاهش می‌دهد. در طول فرآیند استقرار، ارتباط و هماهنگی مستمر با تیم‌های مربوطه و سایر اعضای کسب و کار بسیار مهم است. برقراری ارتباط مناسب و اطلاع‌رسانی درست در مورد تغییرات و برنامه‌ها می‌تواند ریسک‌های احتمالی را کاهش دهد و همه را در یک سو برای موفقیت فرآیند استقرار آماده کند. تمامی این موارد توسط مشاور ERP در اختیار کسب و کار قرار می‌گیرد.