13) تسهیل مدیریت پروژه استقرار و کاهش ریسک تاخیر در اجرا
اجرای پروژه استقرار سیستم ERP یک مرحله بسیار حساس و حیاتی در فرآیند کلان اجرای این سیستم به شمار می‌آید. در این مرحله، استقرار سیستم با ریسک‌ها و چالش‌های فراوانی روبه‌روست که می‌تواند تاثیر چشمگیری بر عملکرد کسب و کار داشته باشد. کسب و کار بهتر است در این مرحله به کمک یک مشاور ماهر و باتجربه، اقدام به برنامه‌ریزی و اجرای صحیح کند.
مشاور ERP برای تسهیل مدیریت پروژه از همان روزهای ابتدایی هدف کسب و کار را در مورد استفاده از سیستم مشخص می‌کند. زمانی‌که مشاور انتظارات و اهداف مدیریت کسب و کار را مشخص کرد باید در مورد هزینه و زمانبندی اجرای فرآیند نیز اقداماتی انجام دهد. مشاور باید اهداف پروژه استقرار را به صورت دقیق برای تمامی مدیران و اعضای تیم مشخص کند.
پروژه پیاده‌سازی و اجرای ERP تمامی ابعاد یک سازمان را درگیر می‌کند. ریسک‌های اجرای پروژه در هر مرحله متفاوت است. مشاور ERP برای اینکه تاخیری در اجرای استقرار به وجود نیایند باید یک برنامه‌ریزی جامع در مورد زمانبندی، فعالیت‌ها، وظایف و مسئولیت‌ها در اختیار مدیر کسب و کار قرار دهد. مشاور ریسک‌های احتمالی را شناسایی می‌کند و برنامه‌های مناسبی برای کاهش این ریسک ارائه می‌دهد.
14) نظارت بر صحت اجرا و کاهش ریسک خطای پیش‌بینی نشده
هر سیستم و پروژه‌ای قبل از اجرا ریسک‌های خاص خود را دارد. سیستم ERP نیز مانند سایر سیستم‌ها چالش‌هایی برای کسب و کار ایجاد می‌کند. مشاور می‌تواند ریسک‌های استقرار سیستم ERP را از قبل پیش‌بینی کند و برای هر ریسک یک برنامه خاص داشته باشد. برخی از ریسک‌ها قبل از پیاده‌سازی سیستم وجود دارند. مهم‌ترین ریسک اجرای ERP به ریسک حین انجام پروژه مربوط می‌شود. تعدادی از مدیران ارشد بر این باور هستند که سیستم ERP باید توسط واحد IT انجام شود. اما این طرز فکر اشتباه است. تمامی مدیران هر بخش مسئول اجرای این سیستم هستند و باید در این مسیر تیم IT را همراهی کنند.
مشاور ERP برای کاهش ریسک خطاهای پیش بینی نشده جلسات متعددی با مدیران بخش‌های مختلف برگزار می‌کند. به صورت کلی مدیریت ریسک به یک برنامه‌ریزی دقیق نیاز دارد. بنابراین کسب و کار باید یک مشاور باتجربه و متخصص را برای اینکار انتخاب کند. مشاور با برنامه‌ریزی دقیق ریسک‌ها را شناسایی، تحلیل کیفی و تحلیل کمی می‌کند. از طرفی دیگر مشاور با تهیه سناریوهای مختلف به مدیریت کسب و کار در کاهش ریسک‌های احتمالی کمک می‌کند.
البته یک نکته مهم در این میان وجود دارد و آن نیز نظارت مشاور بر نحوه اجرای پروژه است. مشاور با بررسی و نظارت مداوم بر فرآیند اجرایی می‌تواند ریسک خطای پیش بینی نشده را کاهش دهد. بازبینی و به اشتراک گذاشتن فعالیت‌ها با سایر اعضای تیم موجب شناسایی به موقع ریسک‌ها و رفع زود هنگام آن‌ها می‌شود. با توجه به اینکه هر پروژه و سازمانی شرایط و نیازهای خاص خود را دارد، ممکن است برخی از راهکارها متناسب با شرایط خاص کسب و کار نباشد. بنابراین مشاور با توجه به شرایط و نیازهای کسب و کار، راهکارهای مناسب برای نظارت بر صحت اجرای پروژه ERP و کاهش ریسک خطای پیش‌بینی نشده اعمال می‌کند.
15) تسهیل آموزش نیروی انسانی در راستای کاهش ریسک مشکلات کاربری
یکی از دلایل مهم شکست پروژه ERP عدم آموزش صحیح نیروی انسانی و استفاده موثر از راهکار است. سیستم ERP مانند یک بانک اطلاعاتی به صورت منظم و دقیق به بهبود عملکرد کسب و کار کمک می‌کند. نیروی انسانی و کارکنان یک کسب و کار باید به صورت کامل با نحوه کار سیستم آشنا باشند. مشاور ERP برای کاهش ریسک مشکلات کاربری، آموزش‌های خاصی را به کسب و کار پیشنهاد می‌کند. البته به این نکته توجه داشته باشید که مشاور به صورت مستقیم این آموزش‌ها را ارائه نمی‌دهد، بلکه شرکت ارائه دهنده راهکار، کلاس‌های آموزشی را برای کارکنان خود برگزار می‌کند. معمولا شرکت ارائه‌دهنده راهکار فایل‌های ویدئویی را برای آموزش استفاده از نرم‌افزار به کارکنان ارائه می‌دهد.
مشاور در این مرحله بر صحت ارائه آموزش‌های ابتدایی نظارت دارد. مشاور نیازهای آموزشی اعضای تیم را تشخیص داده و برنامه‌ریزی آموزشی مناسب را در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد. به عنوان مثال، افراد واحد فروش ممکن است با نرم‌افزار و نحوه استفاده از آن آشنا باشند، اما تسلط کافی بر موضوع نداشته باشند. در این حالت، مشاور پیشنهاد می‌کند که کارکنان دوباره آموزش‌های لازم را سپری کنند.
اگر کارکنان و نیروی انسانی کسب و کار به طور کامل سیستم ERP را یاد نگیرند و از آن به درستی استفاده نکنند، کسب و کار بازده خوبی از این سیستم نخواهد داشت. بنابراین آموزش نیروی انسانی برای درک بهتر این سیستم واجب و ضروری است.
وجود نیروی انسانی متخصص در این مسیر بسیار اهمیت دارد. بنابراین مشاور باید آموزش‌های دقیقی را در اختیار کارکنان قرار دهد. آموزش نیروی انسانی برای استفاده از سیستم ERP در اولویت اول قرار دارد. بنابراین این موضوع را به هیچ عنوان نادیده نگیرید. اگر کارکنان آموزش صحیحی در این مورد داشته باشند، مشکلات کاربری تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کند. مشاور در این شرایط تشخیص می‌دهد که کدام بخش‌ها و کدام منابع انسانی برای استفاده از سیستم باید آموزش ببینند.
مشاور پس از طراحی برنامه آموزشی، مرحله ارائه آموزش را آغاز می‌کند. این مرحله می‌تواند شامل کلاس‌های آموزشی، آموزش آنلاین، کارگاه‌های آموزشی و جلسات آموزشی باشد. اهداف آموزشی تعیین شده در برنامه باید به دقت پیگیری شوند و محتواهای آموزشی باید به شکلی روشن و قابل فهم برای کارکنان ارائه شوند.
16) تسهیل ایجاد و توسعه واحد فناوری اطلاعات و استخدام نیروی انسانی متخصص
وجود یک واحد فناوری اطلاعات و استخدام نیروی انسانی متخصص پس از استقرار ERP یک فرآیند حیاتی برای بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری سازمان است. واحدهای فناوری اطلاعات در سازمان‌ها حضور دارند، اما گاهی اوقات به آموزش‌های تکمیلی یا جذب نیروهای جدید در زمینه‌های تخصصی در این واحد نیاز است. به عنوان مثال در زمینه‌های امنیت اطلاعات و شبکه کسب و کار باید کارکنان متخصص داشته باشد.
گاهی اوقات به دلایل مختلف، شرکت ارائه‌دهنده راهکار موردنظر را قبول نمی‌کند و ممکن است انجام پیاده‌سازی برای یک بخش خاص از فرآیندها یا تجهیزات کارخانه با تاخیر مواجه شود. در این شرایط، واحد فناوری اطلاعات دست به کار می‌شود و تلاش می‌کند تا بهبودی موثر در اجرای پروژه ایجاد شود.
زمانی‌که سیستم ERP به صورت موفقیت‌آمیز پیاده‌سازی می‌شود، وجود یک واحد فناوری اطلاعات برای مدیریت و پشتیبانی از سیستم بسیار اهمیت دارد. البته به این نکته توجه داشته باشید که واحد فناوری اطلاعات باید نیروهای متخصص داشته باشد. مشاور ERP در این شرایط نیز به کمک کسب و کار می‌آید و تمامی روند این مرحله را برای کسب و کار آسان‌تر می‌کند.
مشاور ERP در این مرحله به سراغ تحلیل شرایط و تشکیل یک تیم متخصص در زمینه فناوری اطلاعات می‌رود. واحد فناوری اطلاعات باید شامل افرادی باشد که تجربه کافی در زمینه تکنولوژی‌های مورد استفاده در سیستم ERP یا سیستم‌های مرتبط را داشته باشد. مشاور ERP باید افرادی را برای این واحد انتخاب کند که توانایی‌های فنی و تحلیلی خوبی داشته باشند. این افراد باید قادر باشند تا مشکلات سیستم را تشخیص داده و راه‌حل‌های مناسب ارائه دهند.
اعضای تیم فناوری اطلاعات باید به طور مداوم با جدیدترین تکنولوژی‌ها و نرم‌افزارهای مرتبط با ERP آشنا باشند. مشاور ERP باید برنامه‌های آموزشی مناسبی برای توسعه مهارت‌های فنی و تحلیلی اعضای تیم تدوین کند. نیروی متخصص واحد فناوری اطلاعات باید با تغییرات و بروزرسانی‌های سیستم ERP آشنا باشند و در مورد این تغییرات آموزش ببینند.
مشاور برنامه‌ریزی منابع سازمانی باید نیروی متخصص مناسبی را برای این بخش انتخاب کند، زیرا نیروی انسانی متخصص این بخش به عنوان پل ارتباطی برای کاربران سیستم عمل می‌کنند. بنابراین آن‌ها باید توانایی حل مشکلات و پاسخگویی به مشکلات مختلف را داشته باشند.
واحد فناوری اطلاعات باید به عنوان یک منبع پشتیبانی فنی برای کاربران سیستم ERP عمل کند. کارکنان واحد فناوری اطلاعات مسئول رفع مشکلات فنی، پاسخ به سوالات کاربران و ارائه راه‌حل‌های مناسب برای بهینه‌سازی استفاده از سیستم ERP هستند. با توجه به اهمیت سیستم ERP و ارتباط مستقیم آن با واحد فناوری اطلاعات، ایجاد یک واحد IT پس از استقرار سیستم به منظور بهره‌وری و بهینه‌سازی فرآیندها بسیار ضروری است.
17) نظارت بر انتقال داده‌ها به راهکار جدید
یکی از مهم‌ترین فرآیندهای سیستم ERP، انتقال داده از سیستم قدیمی به سیستم جدید است. این مرحله نیازمند یک برنامه‌ریزی جامع و کامل است. انتقال داده یک فرآیند پیچیده و طاقت‌فرسا و گاهی اوقات زمان‌بر و پر هزینه محسوب می‌شود. اگر انتقال داده به درستی انجام شود، سیستم ERP با سرعت و دقت بیشتری پیاده‌سازی می‌شود. اگر اشتباهی در انتقال داده رخ دهد، متاسفانه سیستم ERP به درستی کار نمی‌کند و برای کسب و کار هزینه زیادی خواهد داشت. مشاور ERP برای اینکه تمامی کارها در فرآیند انتقال داده به درستی انجام شود بر روی این مرحله نظارت کامل دارد.
مشاور ERP در این مرحله به فعالیت‌هایی مانند انتقال اطلاعات به سیستم جدید، پاکسازی داده‌ها، تست داده‌های قدیمی، بررسی ورودی‌ها و … نظارت دارد تا کار به درستی انجام شود. مشاور با انجام این کارها از صحت و کامل بودن اطلاعات هنگام انتقال داده مطمئن می‌شود. مشاور برنامه‌ریزی منابع سازمانی برای انتقال داده‌ها باید اکثر منابع کسب و کار را بررسی کند. به عنوان مثال مشاور منابع مورد نیاز مانند سرورها، شبکه‌ها، پایگاه داده‌ها و سیستم های مورد نیاز را بررسی می‌کند تا انتقال داده به درستی انجام شود.
مشاور قبل از انتقال داده‌ها نوع ، فرمت داده‌ها، حجم و زمانبندی را با دقت زیادی بررسی می‌کند. نظارت بر کیفیت داده‌ها در این مرحله اهمیت زیادی دارد. مشاور باید از این موضوع مطمئن شود که داده‌ها بدون اشتباه و مطابق با سیستم جدید انتقال پیدا می‌کنند. گاهی اوقات نوع و فرمت داده‌ها در سیستم ERP متفاوت هستند، بنابراین داده‌ها باید با توجه به سیستم جدید تبدیل و با سیستم جدید مطابقت داشته باشند. مشاور در این مرحله باید نظارت کافی بر فعالیت‌ها داشته باشد.
مشاور در طول انتقال داده به صورت مداوم نظارت دارد تا خطاها و مشکلات احتمالی را پیش‌بینی کند. از طرفی دیگر مشاور پس از انتقال داده‌ها به سیستم جدید باید دقت و کیفیت داده‌ها را مورد بررسی قرار دهد تا در صورت وجود هر گونه خطا یا ایراد آن‌ها را تصحیح و اصلاح کند. پس از انتقال داده‌ها نیاز است که پشتیبانی و پیگیری لازم جهت رفع مشکلات، به‌روزرسانی‌ها و بهینه‌سازی‌های لازم برای بهبود عملکرد سیستم ERP انجام شود.
18) کسب اطمینان از ادغام کامل راهکار با نرم‌افزارهای موجود
مشاور ERP باید در روند انتقال داده و ادغام سیستم با نرم‌افزارهای موجود نظارت کاملی داشته باشد. متاسفانه اگر انتقال داده و ادغام سیستم به خوبی انجام نشود، مشکلات زیادی برای کسب و کار ایجاد می‌شود. مشاور برنامه‌ریزی منابع سازمانی باید قبل از ادغام، نیازها و اهداف کسب و کار را به خوبی مشخص کند. بررسی نیازهای کسب و کار به مشاور این امکان را می‌دهد تا او متوجه شود چه نرم‌افزارهایی باید در سیستم ادغام شوند. برخی از نرم‌افزارها با توجه به شرایط سیستم حذف یا جایگزین می‌شوند و مشاور باید قبل از ادغام نوع استفاده از نرم‌افزارها را مشخص کند. کسب و کارها بهتر است به این نکته توجه داشته باشند که ادغام سیستم با نرم‌افزارها باید موجب بهبود عملکرد، کاهش هزینه‌ها و بهبود تجربه کاربری شود.
مشاور در این مرحله به سراغ ارزیابی نرم‌افزارهای موجود می‌رود تا متوجه شود آیا نرم‌افزار قابلیت ادغام با سیستم را دارد یا خیر! بررسی سازگاری فنی، قابلیت ارتباط، تعامل و سازگاری با فرآیندهای سازمان باید در این مرحله انجام شود. مشاور پس از این مرحله به سراغ تعیین رویکرد ادغام می‌رود. مشاور ERP پس از ارزیابی نرم‌افزارهای موجود، تصمیم می‌گیرد که چه رویکردی را برای ادغام انتخاب کند. ممکن است نیاز باشد نرم‌افزارها را به صورت مستقیم به ERP متصل کنید یا از راهکارهای واسطه‌ای مانند نرم‌افزارهای میانی در این مرحله استفاده کنید.
برای ادغام کامل ERP با نرم‌افزارهای موجود، نیاز به تهیه و تنظیم داده‌ها‌ست. کسب و کار باید اطمینان حاصل کند که داده‌ها قابل انتقال و سازگار با نرم‌افزارهای جدید هستند. این نکته را به یاد داشته باشید که پس از ادغام، آموزش و پشتیبانی مناسب به کاربران نرم‌افزارها و فرآیندهای جدید بسیار حائز اهمیت است. کسب و کار باید از این موضوع اطمینان حاصل کند که کاربران آماده استفاده از نرم‌افزارهای جدید و ادغام شده هستند و در صورت نیاز پشتیبانی فنی در دسترس کاربران قرار بگیرد.
19) کسب اطمینان از رعایت موازین امنیت داده و حفاظت از اطلاعات
امنیت داده و حفاظت از اطلاعات در سیستم ERP بسیار اهمیت دارد. این بدین معنی است که بدون وجود امنیت کامل، سیستم ERP با مشکلات زیادی روبه‌رو می‌شود. شاید برای مدیریت کسب و کار این سوال پیش آید که چرا امنیت داده و حفاظت اطلاعات در سیستم ERP اهمیت دارد؟ جواب این سوال بسیار ساده و واضح است. تمامی اطلاعات حساس سازمان، اطلاعات مالی، اطلاعات مشتریان و سایر اطلاعات مهم در این سیستم ذخیره می‌شوند. بنابراین حفاظت از اطلاعات در این سیستم بسیار مهم و ضروری است. کسب و کار باید اقدامات امنیتی لازم را به منظور جلوگیری از دسترسی غیر مجاز به اطلاعات و حملات ناخواسته به سیستم در نظر داشته باشد.
مشاور ERP در این شرایط نیز به کمک کسب و کار می‌آید تا کسب و کار از امنیت اطلاعات خود اطمینان داشته باشد. یکی از مهم‌ترین کارهایی که مشاور باید آن را به کسب و کار پیشنهاد کند، محدود کردن نحوه دسترسی به سیستم است. کسب و کار باید از این موضوع اطمینان پیدا کند که تنها کاربران خاص مجاز به دسترسی به اطلاعات مهم و حساس هستند. استفاده از سیستم‌های مدیریت هویت این امکان را می‌دهد تا افراد بر اساس نقش‌ها و مسئولیت‌های خود به سیستم ERP دسترسی داشته باشند.
کسب و کارها برای تامین امنیت داده و حفاظت از اطلاعات در سیستم ERP باید داده‌های حساس و حیاتی را رمزگذاری کنند. این موضوع موجب می‌شود که اطلاعات در دسترس افراد غیر مجاز قرار نگیرد. محل نگهداری سرورها و تجهیزات فیزیکی سیستم ERP باید به خوبی محافظت شود و دسترسی فیزیکی تنها برای افراد مجاز ممکن باشد.
مشاور ERP باید از این موضوع مطمئن شود که سیستم ERP و تمامی نرم‌افزارهای مرتبط بروزرسانی می‌شوند و با آخرین نسخه‌های نرم‌افزار کار می‌کنند. همچنین کسب و کار باید از منابع پشتیبانی مناسب برای داده‌های مهم استفاده کند تا در صورت بروز خطاها یا حملات، دسترسی به نسخه‌های قبلی موجود باشد.
مشاور مدیریت منابع سازمانی برای افزایش امنیت داده‌ها و اطلاعات باید آموزش‌هایی را برای کاربران سیستم در نظر داشته باشد. آموزش‌هایی مانند رمزنگاری، رفتارهای امنیتی، قوانین حفاظت اطلاعات و گزارش دهی در صورت مشاهده هرگونه نقص امنیتی در این شرایط بسیار اهمیت دارد.
نصب سیستم‌های نظارتی و ثبت فعالیت‌ها در سیستم ERP به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌ها و عملکرد کاربران را رصد و ثبت کنید تا در صورت بروز مشکلات امنیتی یا تخلفات بتوانید آن‌ها را پیگیری کنید. همچنین مشاور می‌تواند برای حفاظت از اطلاعات از شناسایی دو عاملی، جداسازی دسترسی‌ها و … استفاده کند.
20) نظارت بر مستندسازی فرآیند اجرا
همانطور که مطالعه می‌کنید حضور یک مشاور ERP با تجربه هنگام استقرار سیستم ERP بسیار اهمیت دارد. یکی دیگر از کارهایی که مشاور پس از انتخاب سیستم باید به آن توجه داشته باشد، نظارت بر مستندسازی فرآیند اجراست. مستندسازی فرآیند اجرا موجب بهبود عملکرد کسب و کار می‌شود. این مستندسازی معمولا شامل ثبت و توصیف فرآیندهای کاری، توصیف نقش‌ها و مسئولیت‌ها، جریان کار و توصیف نحوه اجرا است. مشاور ERP بر مستندسازی فرآیند اجرا نظارت دارد و به کسب و کارها در جمع‌آوری و ثبت اطلاعات مربوطه کمک می‌کند.
مشاور در این مرحله دستورالعملهای مربوط به کنترل کیفیت و سایر جزئیات فنی را مستندسازی می‌کند. زمانی‌که فرآیند اجرا مستندسازی می‌شود، کسب و کار به راحتی نحوه اجرای هر فرآیند را به تیم‌های داخلی و خارجی توضیح می‌دهد. اگر یک کسب و کار فرآیند اجرای سیستم خود را مستندسازی کند به راحتی امکان شناسایی مشکلات و حل آن‌ها را دارد. البته این نکته را در نظر داشته باشید که با مستندسازی و نظارت بر فرآیند اجرا امکان بروز مشکلات عملکردی کمتر خواهد بود. از طرفی دیگر مستندسازی دقیق فرآیندهای کاری، موجب کاهش خطاها و اشتباهات در اجرای فرآیندها نیز می‌شود.
مستندات به عنوان منبع آموزشی برای کارکنان جدید و کارکنان قدیمی مورد استفاده قرار می‌گیرند. از طرفی دیگر با دسترسی آسان به مستندات فرآیندهای اجرایی، کارکنان می‌توانند بهترین روش‌ها و روندهای کاری را پیاده‌سازی کنند و بهبود کارایی را تجربه کنند. مستندات دقیق فرآیندها به تیم‌ها کمک می‌کنند تا با همکاری و تعامل مؤثرتری فرآیندها را انجام دهند و ارتباطات سازمانی را بهبود بخشند.
برای مستندسازی فرآیند اجرا در ERP، معمولاً از ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار استفاده می‌شود. این ابزارها شامل نمودارهای گردش کار، نقش‌ها و مسئولیت‌ها، فرم‌های ورودی و خروجی، سناریوها و دستورالعملهای مربوط به هر فرآیند هستند. مشاور ERP با استفاده از این ابزارها می‌تواند فرآیندهای کاری را مدل‌سازی کنید و بهبودهای لازم را اعمال نماید.
21) تست و تایید
کسب و کار قبل از اجرای کامل سیستم باید به سراغ مرحله تست برود. مرحله تست به کسب و کار این امکان را می‌دهد تا قسمت بزرگی از مشکلات را حل کند. مشاور باید برای حل تمامی مشکلات احتمالی در این مرحله برنامه‌های منظمی داشته باشد. مشاور ERP در این مرحله سیستم را بر روی تعداد زیادی از کاربران تست می‌کند. گاهی اوقات بهترین زمان تست سیستم در زمان‌های غیرکاری است تا میزان ریسک به حداقل برسد. تست و تایید سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی برای اطمینان از عملکرد صحیح سیستم و تطابق آن با نیازهای کسب و کار است. بنابراین تست و تایید باید به صورت دقیق و اساسی انجام بگیرد.
مشاور ERP در این مرحله یک استراتژی تست در نظر می‌گیرد. استراتژی تست شامل تعیین هدف‌ها، تعداد و نوع تست‌ها، زمانبندی و منابع مورد نیاز برای تست است. سیستم در این مرحله به صورت جداگانه و بخش به بخش تست می‌شود تا تمامی مشکلات آن مشخص شود. مشاور ERP در این مرحله باید تست یکپارچگی را نیز انجام دهد. این مرحله شامل تست تعامل بین ماژول‌ها و اجزای مختلف ERP است. هدف این بررسی صحیح بودن اختلاف‌ها و هماهنگی بین اجزا و ماژول‌های مختلف است.
مرحله دیگر در فرآیند تست، تست عملکرد است. مشاور در این مرحله، عملکرد سیستم در شرایط معمول و غیرمعمول را بررسی می‌کند. این تست‌ها شامل بارگذاری سیستم، عملکرد در شرایط دشوار، زمان پاسخگویی و عملکرد در مواقع پر ترافیک است. البته به این نکته توجه داشته باشید که تست امنیت نیز در این مرحله انجام می‌شود. در این مرحله، تست امنیتی مانند تست نفوذ و تست امنیت شبکه نیز انجام می‌شود تا از وجود ضعف‌ها و آسیب‌پذیری‌های امنیتی در سیستم جلوگیری شود.
پس از انجام تمامی تست‌ها نتایج آن‌ها بررسی می‌شوند و عملکرد سیستم ERP بررسی و ارزیابی می‌شود. در صورتی که همه تست‌ها با موفقیت روبه‌رو شده باشند و سیستم به درستی عمل کند، ERP تایید می‌شود و در اختیار کسب و کار قرار می‌گیرد.
22) نظارت بر انجام بروزرسانی و ارائه کامل خدمات پس از فروش ERP
آخرین مرحله‌ای که مشاور ERP در کنار کسب و کار برای بهبود سیستم حضور دارد، نظارت بر انجام بروزرسانی است. بروزرسانی سیستم با توجه به تغییرات کسب و کار اهمیت زیادی دارد. معمولا بروزرسانی‌های سیستم به بروزرسانی‌های امنیتی و اصلاحات عمده مربوط می‌شوند. زمانی بروزرسانی ERP در سیستم انجام می‌شود که کسب و کار به دنبال بروز کردن نرم‌افزار، اضافه کردن ویژگی‌های جدید، اصلاح خطا و بهبود عملکرد سیستم باشد. مشاور ERP در این مرحله بر روند بروزرسانی نظارت دارد و صحت فعالیت‌ها را نیز بررسی می‌کند.
مشاور ERP نیازها و مشکلات فعلی سیستم را شناسایی می‌کند و سپس لیستی از بروزرسانی‌ها را در اختیار شرکت ارائه دهنده قرار می‌دهد. پیش از اعمال بروزرسانی در محیط عملیاتی باید تست‌های مربوط به بروزرسانی انجام شود. این تست‌ها شامل تست‌های عملکردی هستند تا کسب و کار از صحت و کارایی سیستم پس از بروزرسانی مطمئن شود. پس از تست موفق بروزرسانی، اعمال بروزرسانی در سیستم ERP انجام می‌شود. این شامل بروزرسانی نرم‌افزار، افزودن ویژگی‌های جدید، اصلاح خطاها و بهبود عملکرد است. با توجه به اهمیت بروزرسانی ERP این موضوع توصیه می‌شود که این فرآیند توسط تیم‌های متخصص انجام شود و به صورت منظم و به‌روز انجام گیرد.
ارائه کامل خدمات پس از فروش در زمینه ERP اهمیت بسیار بالایی دارد و به منظور حمایت و پشتیبانی مشتریان در استفاده از سیستم ERP ارائه می‌شود. ارائه پشتیبانی فنی یکی از اصلی‌ترین خدمات پس از فروش ERP است. این پشتیبانی شامل ارائه راهنماها، مستندات فنی، پاسخگویی به سوالات و مشکلات فنی، رفع اشکالات و باگ‌ها و ارائه به‌روزرسانی‌ها و نسخه‌های جدید می‌شود. ارائه مشاوره‌های فنی و کاربردی برای بهبود استفاده از سیستم ERP و ارائه پیشنهاداتی جهت بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار با استفاده از سیستم ERP نیز جزء خدمات پس از فروش است. مشاور در تمامی این شرایط در کنار کسب و کار است تا آن‌ها بهترین خدمات پس از فروش را دریافت کنند.
نقش مشاور ERP در رشد و توسعه کسب و کار
آیا برای موفقیت در اجرای سیستم ERP به مشاور نیاز داریم؟ با توجه به مزایای استفاده از مشاور و توضیحاتی که ارائه دادیم، بدون شک حضور یک مشاور متخصص برای اجرای سیستم ERP ضروری و مهم است. اگر کسب و کار شما به دنبال استفاده از سیستم ERP است باید از راهنمایی یک مشاور کمک بگیرد. یک مشاور ERP با تجربه تمامی چالش‌ها و دشواری‌های سیستم را برای کسب و کار آسان می‌کند و موجب می‌شود که استفاده از سیستم برای کسب و کار بازدهی بیشتری داشته باشد.
یک مشاور ERP ماهر و باتجربه تخصص زیادی در زمینه سیستم‌های ERP دارد و راهکارهای مناسبی برای بهبود سیستم ارائه می‌دهد. مشاوران ERP با تجربه خود در زمینه پیاده‌سازی سیستم‌های ERP، بهترین راهکارها و روش‌های عملیاتی را می‌شناسند و به کسب و کار در بهینه‌سازی فرآیندها و استفاده بهینه از سیستم‌های ERP کمک می‌کنند.
مشاوران ERP با بهبود فرآیندها و کمک به استفاده از سیستم‌های ERP، ارزش افزوده مناسبی برای کسب و کار ایجاد می‌کنند. این ارزش افزوده می‌تواند شامل کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری، بهبود کیفیت و افزایش رقابت‌پذیری باشد. بنابراین کسب و کارها برای بهبود عملکرد خود هنگام استفاده از سیستم ERP باید از یک مشاور کاربلد کمک بگیرند.